In de eerste 12 dagen van februari kreeg de gemeenteraad van Zaanstad 16 brieven van inwoners, bedrijven en instanties toegestuurd. Ze hebben bezwaren tegen een bestemmingsplan, klagen over verkeersoverlast of vragen subsidie aan.

De helft van die brieven wil Zaanstad niet openbaar maken “omdat het stuk persoonsgegevens bevat”. En volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mag dat niet zegt Zaanstad. In januari werden 17 brieven geheim gehouden.

De gemeente legt daarmee de bijl aan de wortels van de lokale democratie. Dat is een openbaar proces met openbare stukken, en besluiten die in openbare vergaderingen worden genomen. Zaanstad is overigens daarin niet uniek. Veel meer gemeentes hebben deze (slechte) gewoonte.

Aan de Dorpsstraat 932 in Assendelft komt een nieuwbouwplan. Omwonenden hebben daar problemen mee en sturen hun bezwaren naar de gemeente. Die maakt ze niet openbaar, B&W gaat ze zelf ‘afdoen’. Hoe? Daar horen we nooit meer wat van. Want als de brieven geheim zijn, zijn de antwoorden dat natuurlijk ook.

Raadsleden kunnen tijdens de discussie eigenlijk niet over die brieven praten. Want hoe kunnen we controleren of wat ze zeggen echt in die brieven staat? Ook de media krijgen die brieven niet. Zijn de briefschrijvers geholpen met die geheimzinnigheid? Natuurlijk niet: niemand besteedt aandacht aan hun klacht.

Toermalijn

Over de plannen bij Westzijde 114 (oude ABN Amro bank) in Zaandam zijn ook bezwaren ingediend: geheim. De bezwaren tegen het ‘ontwerpbestemmingsplan Basisschool de Toermalijn Noordeinde’? Niet openbaar. Gevaarlijke verkeerssituatie in Saendelft bij school Ayundo en Octant? Het blijft raden wat de klachten zijn en hoe Zaanstad antwoordt. De begroting van de Stichting MOE (die kennelijk subsidie wil)… mogen we niet zien.

Ook cacaobedrijf Cargill uit Wormer dient een zienswijze (bezwaar) in tegen het ‘ontwerpbestemmingsplan Basisschool de Toermalijn Noordeinde’. Waarom? Wat is hun bezwaar? Opnieuw: we mogen het niet weten.

Onder leiding van dit college maar kennelijk met de instemming van de raad – die is namelijk die baas – wordt de lokale democratie in Zaanstad minder transparant.

Zware woorden. Zeker. Maar als je aan de openbaarheid van besluitvorming gaat tornen en de informatie die bij de besluitvorming een rol speelt voor een groot deel geheim wilt houden, ben je de democratie dus aan het ondermijnen.

POV

Harrie van der Laan, fractievoorzitter van de Partij voor Ouderen en Veiligheid, heeft een motie ingediend waarbij hij het college vraagt hoe Zaanstad met de eisen van AVG omgaat, het kan “niet de bedoeling [zijn] dat door de toepassing van de AVG de gegevens van bijvoorbeeld een subsidieaanvraag, geheim worden” schrijft Van der Laan.

Hij stelt dat het voor aanvragers van subsidies duidelijk moet zijn dat er uit het aanvraagproces persoonsinformatie kan/zal worden gepubliceerd. Ook voor indieners van zienswijzen moet duidelijk zijn dat er uit het zienswijze-proces persoonsinformatie kan/zal worden gepubliceerd.

Donderdag 14 februari wordt over de motie in de raad gestemd.

Geheimhouding

De Orkaan heeft ook grote problemen met de oprukkende geheimhouding. In totaal gaat het om tientallen, waarschijnlijk wel honderden brieven die niet openbaar zijn gemaakt. Vorig jaar stelden we ook al vragen over het zelfde onderwerp. Griffier Ben Nijman schreef dat elke brief waarin persoonsgegevens voorkomen (naam en adres van briefschrijver) standaard in het besloten deel wordt gepubliceerd en dat de briefschrijver daarvan op de hoogte wordt gebracht.

Het antwoord aan briefschrijvers is dat de brief ‘in behandeling wordt genomen’ door de brief als ingekomen stuk te publiceren in een ‘voor raadsleden besloten omgeving’. Dat de consequentie van deze handelswijze is dat er niks met die brief gebeurt, wordt de briefschrijvers niet duidelijk gemaakt. Bovendien hebben ze geen keus, het gebeurt automatisch omdat de brief ‘niet thuishoort op het openbare Raadsinformatiesysteem (RIS)’. Volgens Nijman was het niet ‘geheim’ maar ‘niet openbaar’. Dat onderscheid is ons te subtiel, ‘niet openbaar’ is in ons boekje ‘geheim’.

De Orkaan kreeg eerder mail van briefschrijvers die stelden dat de griffie ‘besloten’ had hun brieven niet openbaar te maken, en teleurgesteld waren dat er niks met hun brief gebeurde.

We dienden een WOB-verzoek (Wet Openbaarheid van Bestuur) in en kregen een ‘geheime’ brief waaruit de persoonsgegevens waren verwijderd. De vraag is natuurlijk waarom dat niet meteen kan. Het adres kan bijvoorbeeld verwijderd worden, maar we snappen niet zo goed waarom de naam van de briefschrijver en de brief zelf ook niet openbaar mogen worden.

Beter zou zijn is als aan briefschrijvers duidelijk wordt gemaakt dat het publiceren van brieven in het besloten deel hun zaak geen goed doet.

We schreven nog maar eens een brief aan de gemeenteraad. Misschien is er iets veranderd. (we kregen antwoord dat de brief ontvangen is)

Geachte leden van de gemeenteraad,

De afgelopen maanden komt het steeds vaker voor dat brieven die aan de raad gestuurd worden niet openbaar zijn. Ze komen in het besloten deel van RIS en zijn alleen voor raadsleden te zien. Zaanstad verwijst naar de AVG die zou bepalen dat persoonsgegevens niet openbaar gedeeld mogen worden.

Wij hebben daar vragen over, vooral omdat we vinden deze ‘geheimhouding’ schadelijk is:

  1. Voor de indiener. Bij een niet-openbare zienswijze, is de publiciteit nihil waardoor de zaak van de indieners niet gesteund wordt, raadsleden kunnen moeilijk naar deze ‘geheime’ stukken verwijzen in discussies en bij het stellen van vragen.
  2. voor het functioneren van de media en de journalistiek omdat een deel van het besluitvormingsproces – de bezwaren – geheim blijft. De hele procedure is juist gemaakt om openbaar te zijn, deze handelswijze van de raad maakt van dergelijke besluitvorming weer achterkamertjespolitiek
  3. voor het democratisch proces het geheimhouden van bezwaren tegen overheidsbeslissingen een groot gevaar, openbaarheid van het openbaar bestuur is een kernwaarde van de democratie.

U zult zeggen dat het niet echt geheim is maar slechts in het ‘besloten’ deel is gepubliceerd. Wij vinden dat een kinderachtige uitvlucht. Burgers kunnen er geen kennis van nemen, journalisten kunnen het niet zien en raadsleden kunnen er niet of moeilijk naar verwijzen.

Wij vragen ons ook af of de AVG hier wel juist wordt geïnterpreteerd. Op welk artikel baseert u de niet-openbaarmaking? Is daar bijvoorbeeld een richtlijn van de VNG over? Jurisprudentie?

Wij willen ook graag weten hoe die niet-openbaarmaking in z’n werk gaat? Krijgen alle briefschrijvers een standaard-mail terug, wordt er telefonisch contact opgenomen? Wordt duidelijk gemaakt dat beslotenheid de zaak van de indieners niet helpt?

Met vriendelijke groet

Piet Bakker