Het nieuwe Zaanse evenement ‘Museumnacht’ heeft dit jaar € 30.000 subsidie gekregen, maar de programmering is nog allesbehalve zeker. Van de vier locaties waar de nacht zou plaatsvinden heeft de belangrijkste, de Bullekerk, al gemeld dat ze niet meedoen. Bij De Fabriek doet het café in ieder geval niet mee, terwijl bij het Filmhuis nog getwijfeld wordt.

De Zaanse Museumnacht heeft een begroting met verwachte kosten van € 80.000, maar de financiering is nog niet rond. Naast de € 30.000 subsidie van Zaanstad en € 5.000 van het Cultuurfonds rekent de organisatie op € 36.000 uit andere fondsen, sponsoring en bijdragen van o.a. De Flux, UNKnowN en Filmhuis De Fabriek. Ticketverkoop zou € 9.000 moeten opleveren. Volgens Veerle van de Laar van organisator Cultuur Kartel blijft het echter onzeker:

‘Er zijn nog wel wat gaten die gevuld moeten worden, dus daar hangt nog veel vanaf.’

Programma

Voor het hele programma – optredens, workshops en installaties – is € 23.000 gereserveerd. Maar opvallend genoeg staan er kosten in voor locaties die helemaal niet meedoen. Voor de Bullekerk zijn in de begroting drie optredens opgenomen: Brass Rave Unit (€ 3.000), Karsu (€ 5.000) en Technopera (€ 2.000), plus een kunstinstallatie (€ 750) en een presentator (€ 750). Maar Niels Busch van de Bullekerk gaf eerder aan: ‘Wij doen niet mee, dit past niet bij de Bull.’

Ook in Café de Fabriek en filmtheater De Fabriek zouden workshops plaatsvinden over filmposters (€ 1.000), scenario schrijven (€ 1.000), filmmuziek (€ 750) en maatschappelijke films (€ 1.000). Maar Café de Fabriek doet niet mee en filmtheater De Fabriek is nog in gesprek, waardoor deze programmering nog onzeker is.

Ook bij andere locaties is het nog onzeker. Fluxus stelt hun leslocatie beschikbaar, maar hoe precies, is nog niet duidelijk. CNCPT, die dansworkshops en optredens bij UNKnowN zou verzorgen, was verrast door hun vermelding in het programma. De Flux heeft nog niet gereageerd op vragen over hun deelname. Van de locaties die meedoen wordt verwacht dat ze samen ook nog € 2.000 aan de organisatie betalen.

Organisatie & marketing

Het Cultuur Kartel trekt € 25.000 uit voor organisatiekosten, goed voor 31 procent van het totale budget. Dit gaat onder andere naar projectleiding, productiemanagement en marketingmanagement. Hierdoor heeft de Zaanse Museumnacht de hoogste organisatiekosten van de elf evenementen die subsidie kregen. Haltpop, Blues aan de Zaan en Jazz in de Winkel houden hun organisatiekosten onder 10 procent, terwijl alleen IFIKZ in de buurt komt van Museumnacht.

Ook heeft het Kartel een aparte post voor de huur van € 2.000 voor hun kantoor in Alkmaar opgenomen. Alleen Slag om de Zaan heeft een vergelijkbare post, maar daar gaat het om slechts € 300 voor kantoor- en administratiekosten. Ook staan bij de Museumnacht de boekhouding, de bankrekening, de jaarrekening voor € 1.050 op de begroting.

Daarnaast is ook € 11.200 gereserveerd voor marketing en promotie, waaronder € 1.800 voor een website en € 2.000 voor social media-advertenties. Maar een website is nog niet online, en ook een Instagram account of Facebookpagina ontbreken, waardoor het promoten via social media lastig wordt. Dit terwijl het evenement oorspronkelijk volgende maand zou plaatsvinden, maar inmiddels is uitgesteld naar ‘waarschijnlijk’ november.

Reactie

We hebben het Kartel enkele vragen gesteld. Zo vroegen we waarom de Bullekerk en Café de Fabriek in de plannen staan, terwijl zij zelf aangeven niet mee te doen. Wat gebeurt er met de geplande optredens en workshops? Worden deze verplaatst, geannuleerd, of is er een andere oplossing? Hoe komt het dat de artiest Karsu voor € 5.000 bij de Bullekerk wordt genoemd, maar als je haar online wilt boeken, dit bedrag boven de € 20.000 ligt? Tot slot wilden we verduidelijking over de organisatiekosten van 31 procent en de € 2.000 huur voor het kantoor in Alkmaar. Dit is hun reactie op alle vragen:

‘Het projectplan en de begroting is een schets van het ideaalbeeld. Momenteel zijn we bezig met het verder onderzoeken of we het ideaalbeeld kunnen realiseren. Indien er aspecten van het projectplan niet haalbaar zijn door bepaalde factoren, zoeken we daar uiteraard passend alternatief op.’

Zaanstad

De woordvoerder van wethouder cultuur Wessel Breunesse laat weten dat het wegvallen van de Bullekerk wel een uitdaging is, maar dat wijzingen in de plannen niet onoverkomelijk zijn:

‘Als een evenement subsidie ontvangt, gaat dat op basis van een plan en een begroting die vooraf worden ingediend. In de praktijk kunnen er wijzigingen optreden, zoals een programmaonderdeel dat vervalt of kosten die anders uitvallen. Organisatoren bespreken dit met de gemeente en kunnen, indien nodig, een aangepast plan of begroting indienen.’

Kleinere aanpassingen, zoals een verschuiving in de planning of het vervangen van een activiteit door iets anders van vergelijkbare waarde, hoeven niet altijd te leiden tot een formele aanpassing van de plannen. De gemeente kijkt daarbij of het evenement als geheel nog voldoet aan de subsidievoorwaarden. Bij de Museumnacht zijn we in contact met de organisatie, omdat zij tegen enkele uitdagingen aanlopen, zoals het wegvallen van de Bullekerk als locatie.’

Dat de plannen anders kunnen uitpakken kan voorkomen:

‘Organisatoren maken vooraf een inschatting van wat het evenement gaat kosten en opleveren. Na het evenement leggen ze uit hoe het geld daadwerkelijk is gebruikt en stellen ze ook een inhoudelijk verslag op. Als blijkt dat een deel van de subsidie niet nodig was, kan dit soms worden teruggevorderd.
Kortom, als er grote wijzigingen zijn, bespreken organisatoren deze met de gemeente en passen zij zo nodig hun plannen of begrotingen aan. Uiteindelijk wordt na afloop van het evenement via een verantwoording duidelijk hoe de subsidie is ingezet.’

Plan

Dit jaar stelt Zaanstad bijna vier ton beschikbaar in subsidies voor elf lokale evenementen, waarvan de Museumnacht er één is. Lees hier welke andere evenementen subsidie ontvangen. Museumnacht is een evenement waarbij musea ’s avonds en/of ’s nachts openen met een programma van muziek, theater en dans, gericht op het verbinden van jongeren (18-35 jaar) met kunst en cultuur. Het Cultuur Kartel uit Alkmaar organiseert dit evenement in Zaanstad voor het eerst, na drie edities in Alkmaar.

Lees ook:

Door Nick Boeske. Info: Verdeling evenementenbudget 2025, begrotingen en de subsidieaanvraag. Foto: Museumnacht Alkmaar.