Crisismanagement, plattegronden, begrotingen, draaiboeken, veiligheidsplannen, subsidies, vergunningen… een greep uit wat er komt kijken bij het organiseren van een evenement. Voor sommige organisatoren een brug te ver: een groeiende papierwinkel met steeds meer eisen. Organisatoren van bijvoorbeeld de Zaanse Kinderboekenmarkt en Boulevaart stopten er al mee.

Eind 2023 en in april 2024 werd het evenementenbeleid besproken door Zaanstad met de organisatoren. Snel werd duidelijk dat de weerstand om een evenement te organiseren groot was en groeide. De bureaucratie, de steeds hogere eisen en de papieren werkelijkheid waarin organisatoren terecht kwamen, zorgde voor grote onvrede.

Zaanstad pakte de handschoen op, inventariseerde de klachten en liet onderzoek doen door het ‘Event Safety Institute’ met als resultaat het rapport ‘Mogelijk maken van evenementen’. Het rapport loog er niet om:

‘Alle organisatoren die wij spraken geven aan dat zij het vergunningsverleningsproces keer op keer met de nodige spanning tegemoetzien. Ook als het algemeen beeld is dat de vorige editie van het evenement zonder noemenswaardige incidenten is verlopen. De reden hiervoor is gelegen in het feit dat zij de ervaring hebben dat bij iedere volgende editie gevraagd kan worden om aanscherping van de plannen. Zelfs als wet- en regelgeving niet is veranderd.’

Het vergunningenproces was klantonvriendelijk en weinig flexibel. Het digitale systeem was een bron van ergernis, regels spraken elkaar soms tegen en de regeldrift zorgde ook voor extra kosten.

Lees hier: Evenement aanvragen in Zaanstad: complex, klantonvriendelijk en kostbaar.

Een deel van de aanbevelingen werd al overgenomen, zo worden er bijvoorbeeld nu meerjarige vergunningen uitgegeven. Volgens Zaanstad is het aanvraagproces ook al vereenvoudigd.

En nu is er dan de Zaanse Event Academy, in samenwerking met Event Campus Mainstage, het ‘hét kenniscentrum voor de evenementenbranche’ aldus Zaanstad. In het programma van de Zaanse Event Academy moeten de meest voorkomende vragen die je kunt tegenkomen bij het organiseren van evenementen worden behandeld.

Er zijn zes thema-avonden gepland in 2025: subsidies en vergunningen, waarom een goede plattegrond onmisbaar is, begrotingen en draaiboeken, een praktisch veiligheidsplan voor kleine evenementen, communicatie met bezoekers en crisismanagement op locatie. Op donderdag 27 maart is een ‘Masterclass vergunning aanvragen’.

De Kick-off is 6 maart op de Mainstage Event Campus, Ronde Tocht 11. Meer informatie via de website.

Door Piet Bakker op basis van mail Zaanse Event Academy. Foto: Hembrug Happening 2022.