Bezoekers van het gemeentearchief zijn regelmatig verwonderd over “die mooie oude kast op die moderne studiezaal” en vragen zich af wat erin zit. De kast stond jarenlang op de kamer van de gemeentearchivaris, toen het archief nog gehuisvest was op de Hoogstraat in Koog a/d Zaan.
Maar waarom is deze kast nou zo bijzonder. Natuurlijk, een kast met zoveel vakjes is imposant en heeft iets mysterieus.

Zaalberg
De historische waarde van de kast zit ‘m vooral in het feit dat de kast van Johannes Albertus Zaalberg is geweest. Hij werd in 1858 geboren in Amsterdam. Het ‘besturen’ kreeg hij met de paplepel ingegoten. Hij was onder meer gemeentesecretaris van Franeker; een functie die hij in 1890 inruilde voor die van Zaandam.

Erbarmelijk
Bij zijn aantreden in Zaandam trof hij, volgens zijn eigen memoires, de administratie “in erbarmelijke toestand” aan. Hij beoordeelde zijn voorganger als “volstrekt incapabel voor zijn werk”. Toen hij in 1904 van burgemeester Elias de opdracht kreeg om de administratie van de gemeente te reorganiseren, heeft hij met terugwerkende kracht tot 1851 het hele archief opnieuw geordend.

Code
Zaalberg bracht alle stukken over hetzelfde onderwerp bij elkaar in dossiers. Tegenwoordig is deze vorm van werken heel normaal, maar voor die tijd was dat nog niet gebruikelijk. Om de dossiers onderling te ordenen ontwikkelde hij een classificatiecode (een coderingssysteem), dat hij had afgeleid van een de Universele Decimale Code (UDC), die in de bibliotheekwereld al langer werd gebruikt. Zaalberg werkte hierbij nauw samen met collega’s in Duitsland en België.

Volgers
De nieuwe manier van ordenen mondde in 1908 uit in de publicatie van Het nieuwe registratuurs-stelsel bij de gemeente-administratiën. In de decennia daarna zouden veel Nederlandse gemeenten volgens deze archiefordening gaan werken. De Code Zaalberg, zoals de methode werd genoemd, zou de basis vormen voor de Basis Archiefcode, zoals die vandaag de dag nog door Nederlandse gemeenten wordt gehanteerd.
 
Symbool
Speciaal voor de nieuwe archiveringsmethodiek van gemeentesecretaris Zaalberg werden door de Duitse firma Stolzenberg de kasten – het zijn feitelijk twee losse elementen – gebouwd, die vandaag de dag nog op de studiezaal te zien zijn. De laden zijn leeg, de dossiers liggen veilig opgeborgen in een archiefdepot onder het Stadhuisplein. De kast staat nog altijd symbool voor het pionierswerk van de visionaire gemeentesecretaris, die overleed op 21 september 1934.

Super ambtenaar
Het feit dat een Zaandamse gemeentesecretaris is opgenomen in het onlangs verschenen boekwerk Ambtenaren! 200 jaar werken aan Nederland in 100 portretten, betekent dat het werk van Johannes Albertus Zaalberg ruim een eeuw na dato nog altijd wordt gezien als van groot landelijk belang. Gemeente Zaanstad is momenteel op zoek naar een nieuwe gemeentesecretaris. Een mooie uitdaging voor diegene om ook een plek in de toekomstige geschiedenisboeken te verdienen!

Door: Sander Wegereef

Foto’s: Collectie Gemeentearchief Zaanstad